Planera kontorsflytt med inventarielista

När 34 skrivbord, tre skrivare och ett konferensrum ska byta adress är det sällan själva transporten som skapar mest huvudbry. Det är frågorna runt omkring: Vad ska med? Vem ansvarar för skärmarna? Var står reservstolarna? Och kan kundtjänsten arbeta redan på måndag? Att planera kontorsflytt med inventarielista gör svaren tydliga innan flyttdagen närmar sig. Men bara lugn - listan behöver inte vara krånglig för att göra stor skillnad.

En bra inventarielista är ert gemensamma facit. Den hjälper er att minska risken för borttappade saker, felplacerade möbler och onödiga inköp efter inflyttning. Framför allt ger den flyttansvarig, medarbetare, IT-partner och flyttfirma samma bild av uppdraget.

Börja med verksamheten, inte med kartongerna

Den vanligaste missen vid en kontorsflytt är att börja räkna lådor innan man har bestämt hur den nya arbetsplatsen ska fungera. Inventarielistan blir betydligt bättre om ni först går igenom den nya lokalen: vilka team ska sitta var, vilka rum kräver särskild teknik och vad behöver vara igång första arbetsdagen?

Sätt en intern flyttansvarig med mandat att fatta små beslut längs vägen. Den personen behöver inte packa allt, men ska kunna svara på frågor om prioriteringar, kontaktpersoner och sådant som ändras. I ett mindre bolag kan det vara kontorschefen. I en större verksamhet är det ofta klokt att ha en kontaktperson per avdelning.

Bestäm också vilket mål som är viktigast. Vissa företag behöver minimera driftstoppet och flyttar därför över en helg. Andra har gott om tid men vill hålla kostnaden nere genom att rensa ordentligt före transporten. Det påverkar både omfattningen av inventarielistan och hur flytten bör läggas upp.

Så bygger ni en inventarielista för kontorsflytten

En inventarielista ska vara enkel nog att användas i verkligheten. Ett kalkylblad fungerar ofta utmärkt, så länge alla arbetar i samma version. Dela upp listan efter rum eller avdelning och ge varje post ett tydligt flyttbeslut.

För varje möbel, teknikprodukt eller utrustningsgrupp bör ni notera:

• föremål, antal och gärna foto vid känslig eller ovanlig utrustning

• nuvarande placering och exakt målplats i den nya lokalen

• ansvarig person eller avdelning

• status: flytta, montera ner, magasinera, återbruka, sälja eller slänga

• särskilda instruktioner, exempelvis skrymmande gods, känslig elektronik eller behov av nyckel

• serienummer för datorer, skärmar, telefoner och annan spårbar utrustning

Det är lätt att fastna i detaljer, så välj nivå efter behov. Tio likadana besöksstolar kan stå som en rad i listan. En specialbyggd receptionsdisk, ett kassaskåp eller en maskin som kräver särskild hantering ska däremot beskrivas noga och gärna mätas i förväg.

Inventarielistan är inte samma sak som en ekonomisk anläggningsförteckning, även om uppgifterna ibland överlappar. Flyttlistan ska i första hand hjälpa er att få rätt sak till rätt plats, vid rätt tid. Ekonomiavdelningen kan sedan använda den som stöd om företagets tillgångsregister behöver stämmas av.

Gå rum för rum, inte person för person

Börja i entrén och fortsätt metodiskt genom lokalen. Reception, mötesrum, förråd, kök och serverutrymme glöms ofta bort eftersom de inte tillhör en enskild medarbetare. Just där finns ofta sådant som är svårt att ersätta snabbt: passersystem, presentationsutrustning, extra kablar, arkivpärmar och reservdelar.

Be varje team kontrollera sin del av listan innan den låses. Det är ett bra tillfälle att upptäcka att marknad har två extra skärmar i ett förråd eller att ekonomi har arkiv som måste hanteras enligt särskilda rutiner. När avdelningarna får godkänna sina uppgifter blir ansvaret tydligare och färre frågor hamnar hos en person sista veckan.

Rensa innan ni betalar för att flytta

En kontorsflytt är ett ovanligt bra tillfälle att göra sig av med sådant som bara har blivit kvar. Trasiga kontorsstolar, gamla pärmar, överblivna skrivbord och uttjänt teknik tar både plats och tid. Märk därför varje post i inventarielistan med ett konkret beslut, i stället för att skriva kanske.

Allt behöver inte kastas. Möbler i gott skick kan återbrukas internt, säljas, skänkas eller gå vidare till återvinning. Elektronik kräver mer eftertanke. Datorer, telefoner och hårddiskar kan innehålla företagsinformation även när de verkar tomma. Säkerställ radering enligt era interna rutiner innan utrustningen lämnar verksamheten.

Har ni en period mellan utflyttning och inflyttning kan magasinering vara en lugnare lösning än att stressa fram tillfälliga placeringar. Det passar särskilt när en del av möblerna ska sparas, medan den nya lokalen byggs färdigt eller leveransdatum förändras. Men räkna på det: att magasinera sådant utan tydlig framtida funktion blir lätt en dyr uppskjuten utrensning.

Tekniken behöver en egen flyttplan

IT-utrustning bör vara en egen kategori i inventarielistan, med en egen tidsplan. Ett skrivbord kan vänta ett par timmar. Nätverk, telefoni, skrivare och skärmar påverkar däremot om medarbetarna kan arbeta alls.

Stäm av med IT-ansvarig i god tid. Vilken utrustning ska kopplas ur av användaren, vilken ska hanteras av tekniker och när måste internetanslutning, nätverk och passersystem vara testade? Märk dator, dockningsstation, laddare och skärmar som hör ihop. Det sparar förvånansvärt mycket tid vid uppackningen.

Glöm inte sådant som sitter fast i lokalen: väggmonterade skärmar, konferenskameror, whiteboardtavlor och låsbara skåp. De kan kräva nedmontering, rätt verktyg och kontroll av väggar både före och efter flytten. För tung eller skrymmande utrustning behövs dessutom en bedömning av hiss, trapphus, lastväg och bärhjälp innan flyttdagen.

Gör listan användbar på flyttdagen

En inventarielista som bara ligger i en inkorg hjälper inte mycket. Ha en uppdaterad version tillgänglig för flyttansvarig och märk möbler, lådor och utrustning så att märkningen motsvarar listan. Använd gärna enkla zoner i den nya lokalen, som plan 2, sälj, plats 14 eller mötesrum A. Då kan flyttpersonalen placera rätt direkt i stället för att skapa högar i korridoren.

Prioritera även ordningen. Det som måste fungera först bör flyttas och packas så att det kommer fram först: receptionsutrustning, nätverk, kundmaterial, arbetsplatser för kritiska funktioner och mötesrum för bokade möten. Personliga skrivbordslådor kan i många fall komma senare, men det beror på verksamheten och hur snabbt alla behöver vara igång.

Vid lastning är det klokt att stämma av större eller särskilt viktiga poster mot listan. Vid inflyttning gör ni samma sak, rum för rum. Det är enklare att hitta en saknad skrivare när lastbilen precis har lämnat än två veckor senare, när den nya vardagen redan har tagit fart.

Låt professionell hjälp följa samma plan

En erfaren flyttfirma kan göra mycket mer än att bära kartonger. När inventarielistan delas i förväg går det att bedöma bemanning, fordon, behov av möbelmontering, tunga lyft och eventuell magasinering på ett mer träffsäkert sätt. Det ger bättre förutsättningar för en flytt med färre överraskningar och mindre stillestånd.

Göteborgs Flytt & Montage kan hjälpa företag i Göteborgsområdet att samordna transport, packning, montering och förvaring utifrån just den plan ni har byggt. Det är särskilt värdefullt när flytten sker under en kort helg eller när lokalerna har besvärliga lastvägar.

Efter inflyttningen är det värt att avsätta en timme för en sista kontroll. Stäm av nycklar, teknik, förråd och sådant som eventuellt ska hämtas från magasinering. När de sista skärmarna är på plats och arbetsdagen kan börja, finns det faktiskt utrymme att andas ut - och kanske beställa flyttpizza till teamet som fick allt att hända.